informacijos valdymas, biuro tvarka, komandinis darbas

Informacijos valdymas – sprendimas biuro chaosui

Jaučiate, kad darbovietėje pastaruoju metu neina atrasti siūlo galo? Sparčiai augate, bet jau pasimetėte, kur, kada ir ką įdarbinti? Tai, pasak „Sekasoft“ komandos – puikūs požymiai, kad jau laikas pradėti galvoti, kaip suvaldyti chaosą. Tai nėra taip sudėtinga, kaip gali atrodyti: tereikia imtis apgalvotų veiksmų ir juos atlikti nuosekliai, nuolat.

Didžiausias rūpestis – dėl dokumentų

Net ir gamybos įmonėje gali atrodyti, kad prasideda tikras tvanas – tik plūsta ne vanduo, o įvairūs dokumentai. Tokia problema išties sena. Laimei, ją įveikti paprasta. Pirmiausia peržiūrėkite visas bylas, sutartis ir panašiai, atrinkite reikalingus ir sunaikinkite nereikalingus, pasenusius.

Tuomet pagalvokite, kurią dalį šių reikalingų duomenų galite tiesiog perkelti į elektroninę erdvę. Toks informacijos valdymas, kurį siūlo ir „Sekasoft“ – itin efektyvus. Esmė ta, kad perkėlę dokumentus juos rasite žymiai greičiau ir lengviau. Be to, atsikratysite senienų ir atlaisvinsite vietos.

Svarbu ne tik įveikti dokumentų kalnus, bet ir padaryti taip, kad jie neaugtų ir ateityje. Tam reikia nuoseklumo. Įvertinkite galimybes ir užsisakykite vien elektronines įvairių sutarčių, sąskaitų versijas. Jas aiškiai ir nuolat grupuokite, priminkite apie tai darbuotojams. Kuo aiškesnė tvarka, tuo greičiau, efektyviau gali vykti su dokumentais susijęs darbas.

Bėda – ne vien popieriuje

Chaosas biure tvyroti gali ne tik dėl popierinių dokumentų gausos. Dar viena visokeriopos netvarkos priežastis – tiesiog taisyklių nebuvimas, nenuoseklus el. pašto, reklamų, vaizdo įrašų ir kitokios informacijos valdymas. „Sekasoft“ specialistų teigimu, tokį rūpestį taip pat galima išspręsti gana nesunkiai.

Kaip ir dokumentų atveju, pirmiausia reikia įvertinti esamą situaciją. Tuomet pagalvokite, kaip viską optimizuoti. Vienas geriausių sprendimų – speciali informacijos valdymo sistema, diegiama į kompiuterius. Ja gali naudotis visi autorizuoti darbuotojai. Tokia sistema – greita, saugi ir padedanti susikurti, palaikyti tobulą informacijos priėmimo, kūrimo, koregavimo, perleidimo procesą.

Naudojant sistemą, galima lengvai apdoroti ir tekstinę, ir vaizdinę, ir garsinę informaciją. Taigi, be vargo įveiksite tiek reklamas, tiek posėdžių įrašus, gerai ir tai, kad naudojantis sistema galima deleguoti darbus, skirstyti užduotis, persiųsti reikiamą informaciją. Saugumas, patogumas – dar kelios savybės, dėl kurių „Sekasoft“ siūlomas informacijos valdymas yra išskirtinis. Tad jei norite įveikti bauginantį chaosą, pasirūpinti efektyviu, sklandžiu, maloniu darbu – tiesiog pasirinkite būtent tam ir sukurtą priemonę. Jos pritaikymas – tai tiesiog investicija į sėkmingą veiklą.